Hinweisgeber

Hinweissystem der Meinhardt-Gruppe

Die Meinhardt-Gruppe hat zur Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) die folgende interne Meldestelle eingerichtet:

Kontaktdaten interne Meldestelle:

GDI mbH
Gesellschaft für Datenschutz und Informationssicherheit mbH
Alter Schloßweg 30
58119 Hagen
Tel: +49 (0) 2331 59 83 226
E-Mail: hinweisgeber@gdi-mbh.eu

Auch die Abgabe eines Hinweises im persönlichen Gespräch oder per Video-Konferenz ist möglich. Für eine Terminvereinbarung können Sie sich unter den oben genannten oder den allgemeinen Kontaktdaten an die GDI mbH wenden.

Andere Meldestellen

Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, zuständige Stellen des Bundes und der Länder unmittelbar zu unterrichten. Für die Entgegennahme von Meldungen nach dem HinSchG ist auch das Bundesamt für Justiz zuständig. Meldungen sind elektronisch, schriftlich, telefonisch oder persönlich bei der externen Meldestelle des Bundes möglich. Die Meldestelle des Bundes ist sowohl persönlich vor Ort, telefonisch, per E-Mail als auch online erreichbar unter:

Bundesamt für Justiz, Externe Meldestelle des Bundes
53094 Bonn
+49 228 99410-6644
E-Mail: hinweisgeberstelle@bfj.bund.de
www.bundesjustizamt.de

Das Hinweissystem und Abgabe von Meldungen

Alle Beschäftigte sowie unsere Kunden und Lieferanten (Hinweisgeber) sind berechtigt, Meldungen zu hinweiswürdigen Vorfällen abzugeben.
Hinweise können selbstverständlich auch anonym abgegeben werden.

Bei welchen Fällen handelt es sich um einen hinweiswürdigen Vorfall?

Das Hinweissystem ist für die Meldung hinweiswürdiger Vorfälle eingerichtet. Bei einem hinweiswürdigen Vorfall (“Whistleblower Incident”) handelt es sich um eine Handlung, die Bedenken hinsichtlich der Einhaltung gesetzlicher oder ethischer Standards hervorruft, egal ob diese aus den Bereichen Buchhaltung, Revision, Prüfungen, Missmanagement, Bestechlichkeit, illegalem Verhalten oder jeder anderen Aktivität stammt. Ein hinweiswürdiger Vorfall kann vorliegen, wenn der Hinweisgeber direkt etwas beobachtet hat oder wenn er auf andere Weise, z.B. im Rahmen einer Unterhaltung, etwas darüber erfahren hat.

Hinweiswürdige Vorfälle sind nachfolgend beispielhaft und nicht ausschließlich aufgeführt:

zweckwidrige Verbuchung von Umsätzen oder Verbindlichkeiten
Unterschlagung von Firmenwerten durch Einzelne oder eine Gruppe
falsche Darstellung von Finanz- und anderen Unternehmensdaten
unehrliches, betrügerisches, korruptes oder illegales (einschließlich Diebstahl, Drogenmissbrauch, Gewalt oder Gewaltandrohung, kriminelle Zerstörung von Eigentum) Verhalten
grobes Missmanagement, schwere und erhebliche Verschwendung oder wiederholte Missachtung von administrativen Prozessen
Kartellrechtsverstöße
potenzielle Bestechungsdelikte
Verstöße gegen das Geldwäschegesetz
jeder Versuch, einen hinweiswürdigen Vorfall zu verdecken

Folgende Informationen sollte der Hinweis enthalten:

Um wen geht es?
In welche Kategorie fällt der hinweiswürdige Vorfall (z. B. Finanzen, Kartellrecht, Arbeitssicherheit)?
Was ist passiert? Eine möglichst genaue Beschreibung des Sachverhalts des Vorfalls vornehmen.
Wo, wann und wie oft hat sich der Vorfall ereignet?
Welche Nachweise oder Belege gibt es?
Persönliche Angaben des Hinweisgebers, sofern der Vorfall nicht anonym gemeldet wird.

Ablauf des Meldeverfahrens

Sobald ein Hinweis bei der internen Meldestelle eingegangen ist, werden

der Hinweis anonymisiert, soweit dies für den Schutz der hinweisgebenden Person oder anderer Personen erforderlich ist, und der Hinweisgeber einer Weitergabe seiner personenbezogenen Daten nicht zugestimmt hat und
mit dem Hinweisgeber Kontakt gehalten, auch um weitere relevante Informationen zu erhalten, soweit die Kontaktdaten des Hinweisgebers vorliegen, und
die Ermittlungen innerhalb des betroffenen Unternehmens angeleitet und durchgeführt.

Reaktionszeiten und Rückmeldung, Aufbewahrung

Liegen die Kontaktdaten vor, erfolgt nach spätestens sieben Tagen eine Eingangsbestätigung durch die interne Meldestelle. Spätestens drei Monate nach Eingang des Hinweises erhält der Hinweisgeber eine Rückmeldung zum Ergebnis der Ermittlungen und zu den getroffenen Maßnahmen, soweit hierdurch nicht etwaige Maßnahmen vereitelt werden.

Die Daten werden nach Abschluss des Verfahrens für die Dauer von 3 Jahren aufbewahrt und dann gelöscht, es sei denn es gelten auf der Grundlage anderer gesetzlicher Regelungen längere Aufbewahrungsfristen.